Volenszki Sándor
2011-03-06 20:26:10

Névre szóló körlevél OpenOffice használatával

Egy tavaly októberi bejegyzésemben (Olvasd itt >>) volt már szó arról, hogyan küldjünk körlevelet OpenOffice segítségével, majd a blogomon beüzemelt új fejlesztésemnek köszönhetően (görgesd az oldalt lefele és meglátod) érkezett néhány javaslat, köztük egy kérdés, miszerint hogyan lehet minden egyes címzettet egyedileg megszólítani.

Az eljárás szinte teljesen ugyan a különbség a küldendő levél megszerkesztésében és a címlistának felhasznált táblázatban van. Lássuk mi az!

A címlista

Először nyissuk meg azt a táblázatot, amit múltkorában is használtunk címlistának és az e-mail oszlop után készítsünk egy keresztnev oszlopot is, majd adjuk meg a benne található e-mail címekhez tartozó keresztnevet. Ha nem tudod az egy-egy e-mail címhez tartozó nevet, célszerű egy olyan általános megszólítással helyettesíteni, ami minden címzettnek megfelelő, ilyen például az a név, hogy Olvasó.

Hogy miért? Feltételezzük, hogy egy ilyen megszólítással küldünk majd körlevelet "Kedves keresztnev!" akkor azoknál az e-mail címeknél, ahol van név, ott a megszólítás ilyesmi lesz: "Kedves Sándor!", ahol nincs ott pedig ez: "Kedves Olvasó!".

Nyissunk egy új szöveges dokumentumot, nyomjuk meg az F4 billentyűt, ekkor láthatóvá válnak az adatforrások. Ha kinyitjuk a Címlista/Táblák menüpontokat és a Munkalap1-re kattintunk, láthatjuk, hogy a változások érvénybe léptek.

A levél

Ugyan ebben a szöveges dokumentumban kezdjük el megírni a levelet, amit ki akarunk küldeni, majd mikor a megszólításnál leírtuk, hogy "Kedves", akkor az adatforrásban kattintsunk a keresztnev oszlop fejlécére (ahova az van írva, hogy keresztnev), tartsuk az egérgombot lenyomva, majd húzzuk az egérmutatót oda, ahol a megszólításban a névnek kell megjelennie. Valami ilyesmi lesz az eredmény:

Kedves ‹keresztnev›!

Fejezzük be a levélírást, mentsük el és ezzel tulajdonképpen elő is készítettük az egyedi megszólítást!

         

Küldés

A küldés pontosan ugyan úgy megy, mint az előző bejegyzésben azzal a különbséggel, hogy ebből a dokumentumból (a levél amit írtunk) indítsuk a Körlevéltündér-t, és a Kiindulási dokumentum kiválasztásánál az Aktuális dokumentum használata lehetőséget válasszuk!

Miközben a bejegyzést készítettem elő, többször megvezetett a Megszólítás hozzáadása funkció, mire aztán rájöttem, hogy egyedi megszólítást készíteni és megszólítást hozzáadni két különböző dolog. Az egyedi megszólítás azt a célt szolgálja, hogy a szövegben bizonyos részeket kihelyettesíthess az adott e-mail címhez tartozó adatokkal, míg a megszólítás hozzáadásával egy teljes megszólító mondatot illeszthetünk a levél elejére.